Enjeu-Formation

Je fais la liste de tous les éléments qui se trouvent dans mon bureau physique. De quoi ai-je besoin pour travailler ?

Est-ce que j’ai aussi ces éléments dans mon bureau virtuel ? Comment les organiser ?

L’ordinateur ne fait rien par lui-même, mais traite très rapidement les tâches qu’on lui confie. Comment me simplifier la vie en le chargeant de diverses routines : tri du courrier, adresses, classement des dossiers, mémos, postits, agenda ...

Le bureau de l’ordinateur n’est pas un lieu de stockage !

Souvent, l’écran bureau / desktop , celui qui s’ouvre quand on allume l’ordinateur, se voit encombré de documents.

Cette manière de faire ralentit sensiblement l’ordinateur et crée petit à petit un capharnaum impénétrable.

Que faire ?

Construire un arbre des sujets que je traite

Une bonne manière de s’en sortir est de travailler en réseau d’idées. Voici par exemple une ébauche en freemind :

au centre, mon bureau correspond à la racine de mon ordinateur : poste de travail ou icône de l’ordinateur.

Chaque pas du réseau, chaque branche, rameau ou feuille deviendra un dossier qui contiendra des fichiers.

Les dossiers s’emboîtent les uns dans les autres, comme des poupées russes. Pour retrouver un fichier, on progresse dans l’arbre, du tronc principal vers les petites branches.

On peut créer le nombre de branches, de ramilles et de feuilles que l’on souhaite. Il faut le faire logiquement, par ensembles, pour pouvoir facilement retrouver ses documents. C’est un peu comme l’organisation d’un grand magasin, avec ses rayons par domaines de marchandises.

Dénomination des fichiers et dossiers

 utiliser peu de caractères : les anciens ordinateurs ne supportaient que 8 caractères ! Les listes sont plus faciles à consulter
 utiliser des minuscules
 pas d’espaces, mais un tiret du bas _
 débuter par la date ou l’ajouter systématiquement
 inscrire la date en chiffre selon année, mois, jour : aammjj 091101 (1 nov. 09). Cette manière de faire classe directement vos documents ou versions de documents dans l’ordre chronologique.
 éviter les . / & et autres signes qui peuvent être compris par l’ordinateur comme un ordre.
 les accents ne sont pas bienvenus
 aprés la dénomination arrive un point et trois lettres qui désignent le logiciel à utiliser -> 091101reservation_tessin.doc

Alias et raccourcis

Pour arriver plus rapidement à un fichier, on peut créer un alias en cliquant du le nom d’un fichier, et en même temps sur l’oreille droite de la souris (windows) ou sur CTRL (Mac)

On tire ensuite cet alias sur le bureau. Il ne ralentira pas l’ordinateur, mais en cliquant dessus, le fichier correspondant s’ouvrira.

Rappel : archiver ses documents !

On ne supprime pas un document, on l’archive. Il sera facile à retrouver et servira éventuellement, après un changement de nom, à réaliser une nouvelle version du document.

Les courriels également s’archivent. ne supprimer que les pourriels (spam) et les courriels insignifiants.

Copie de sécurité !!!

Le disque dur lâchera probablement un jour. Il faut disposer d’une ou de plusieurs copies de sécurité sur d’autres supports : disque dur externe, dvd, clés, archives sur site extérieur, ...